Sukses & gagalnya sebuah sistem aplikasi

Sistem Informasi Manajemen
Sistem pada dasarnya memiliki 3 (tiga) komponen yang saling berinteraksi satu dengan yang lain yaitu :
a. Input yang melibatkan capture dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses
b. Proses yang melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output
c. Output melibatkan pemindahan elemen yang telah diproses ke tujuan akhir.
Menurut O’Brien (2005) sistem informasi merupakan kombinasi dari orang- orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Pada umumnya, manusia bergantung pada sistem informasi untuk hal berkomunikasi antara satu dengan lainnya melalui berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data). Secara umum, sistem informasi merupakan sebuah sistem, baik terotomatisasi ataupun manual, yang terdiri dari manusia, mesin, dan atau metode yang diorganisasir untuk mengumpulkan, proses mengirimkan, menyebarkan data yang mewakili informasi.
Raymond McLeod Jr (1996) mengemukakan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah. Sedangkan menurut Komaruddin dalam Effendy (1989) Sistem Informasi Manajemen adalah pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk memberikan eksekutif bantuan informasi yang tepat yang memberikan kemudahan bagi proses manajemen.

Peranan Sistem Informasi
Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Menurut O’Brien (2005), sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetetif organisasi. Sistem informasi dapat digunakan untuk menciptakan keunggulan strategis. Keunggulan strategis merupakan keunggulan yang memiliki dampak fundamental dalam membentuk operasi perusahaan (Mc Leod, 2008). Pada tingkat manajerial yang lebih tinggi, yaitu tingkat perencanaan strategis, sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan dalam mendapatkan keunggulan strategisnya. Sebuah sistem informasi dimana teknologi informasi merupakan bagian didalamnya memungkinkan suatu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh kebutuhannya kemudian diproses lebih lanjut dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan sehingga menghasilkan sebuah keluaran (output) yang sangat mendukung baik kegiatan operasional maupun kegiatan manajerial perusahaan tersebut.
Perusahaan yang bergerak didalam bidang bisnis apapun apabila ingin bertahan dan berhasil dalam jangka panjang maka perusahaan tersebut harus berhasil mengembangkan strategi yang telah direncanakan yang didukung dengan sistem informasi dan teknologi informasi dalam menghadapi lima tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam pasar (industri). Dalam model klasik Michael Porter tentang bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi tekanan yang ada.
Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada Gambar 1 di bawah ini (O’Brien, 2005)

Kegagalan Sistem Informasi
Kegagalan dari sistem informasi bukan hanya pada bagian-bagiannya saja, tetapi pada keseluruhan sistem yang tidak dapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. Pengguna harus memahami sistem informasi dan mengembangkan prosedur manual paralel untuk membuat sistem bekerja secara sempurna. Sebuah sistem dikatakan gagal jika keberadaannya tidak mampu memenuhi kebutuhan yang ada, tidak mampu memberi efek manfaat terhadap para penggunanya serta sulit untuk digunakan. Berikut dijelaskan beberapa kondisi yang dapat menyebabkan suatu sistem informasi dapat dikatakan gagal :

• Desain

Informasi mungkin tidak disediakan secara cepat atau tersedia dalam sebuah format yang tidak memungkinkan bagi pengguna atau menampilkan data yang salah. Pengguna tidak memahami secara teknis dan harus berinteraksi dengan sistem sering menjadi sangat kompleks dan membingungkan. Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak sesuai dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan.

• Data

Data dalam sistem mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi. Informasi dalam bidang-bidang tertentu bahkan membingungkan atau tidak ditunjukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang disyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak sesuai.

• Biaya

Sistem sangat diperlukan, namun sering dalam implementasi dan pengoperasiannya memerlukan biaya di atas anggaran. Harus diperhitungkan manfaat yang akan dihasilkan ketika diberlakukannya suatu sistem agar tidak terjadi lebih besar biaya yang dikeluarkan daripada manfaat yang diperoleh.

• Operasi

Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan-penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi.
Keempat hal tersebut harus mampu disinkronisasikan secara tepat oleh perusahaan agar tujuan dari pengembangan sistem informasi tersebut dapat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kegagalan sistem informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi menyerah sepenuhnya .Organisasi tersebut dapat mencoba lagi. Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan kegagalan Sistem Informasi Manajemen perusahaan dengan mengambil langkah-langkah:

• Mengerti kerumitan organisasi
• Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan
• Mencapai consensus dalam organisasi sebelum memutuskan menerapkan sistem informasi perusahaan.