ANALISIS HUBUNGAN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT DAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
by : YULIA RAHMI
“Jika
Anda berada dalam supply chain management pada saat ini , maka
kompleksitas adalah sebuah kanker , dimana Anda harus berjuang.
Manajemen proses adalah senjata untuk mengembangkan sebuah model yang
kuat dari proses supply chain management dan mendefinisikan mereka
secara benar, sehingga mereka dapat dikelola.. Ini telah memungkinkan
organisasi kita untuk memahami bahwa supply chain management adalah
terlalu penting untuk hanya fungsi.
Sebaliknya itu pekerjaan semua orang. "
-Tom Blackstock
Wakil Presiden, Supply Chain Operasi, Coca-Cola Amerika UtaraPENDAHULUAN
Dalam
lingkungan saat ini, ada tekanan untuk lebih bertanggung jawab sosial
pada lingkungan dan ada risiko yang perlu dikurangi dan dikelola. Lalu,
ada kompleksitas yang diciptakan oleh kebutuhan pelanggan yang semakin
meningkat, globalisasi, tekanan pada biaya, dan ketersediaan dan akses
ke sumber daya. Manajemen diharapkan untuk meningkatkan profitabilitas,
meningkatkan pertumbuhan pendapatan dan melindungi pangsa pasar yang
lebih besar. Agar berhasil, manajemen harus menyadari bahwa keberhasilan
akhir dari sebuah organisasi bergantung pada kemampuan untuk
mengintegrasikan jaringan perusahaan hubungan bisnis dengan cara yang
saling menguntungkan.
Pengelolaan jaringan ini hubungan adalah
supply chain management. Manajemen rantai pasokan yang sukses
membutuhkan lintas-integrasi fungsional dalam perusahaan dan di seluruh
jaringan perusahaan yang terdiri dari rantai pasokan. Munculnya SCM
dilatar belakangi oleh 2 hal pokok, yaitu:
1. Praktek manajemen logistik tradisional yang bersifat adversarial pada era modern
ini sudah tidak relevan lagi, karena tidak dapat menciptakan keunggulan kompetitif
2. Perubahan lingkungan bisnis yang semakin cepat dengan persaingan yang semakin ketat
Konteks
produk yang ditawarkan perusahaan kepada konsumen dalam pengertian
manajemen produksi dan operasi adalah kombinasi produk barang dan jasa.
Industri manufaktur tidak akan dapat bersaing apabila produk yang
ditawarkan murni hanya barang, dan industri jasa juga tidak memiliki
daya tarik apabila yang ditawarkan kepada konsumen murni berupa layanan.
Keberhasilan perusahaan dalam memberikan produk terbaik kepada konsumen
meliputi kombinasi di antara keduanya, yaitu barang dan jasa dalam
porsi masing-masing yang ideal menurut perusahaan. Menyajikan produk
dalam arti luas tersebut merupakan tantangan sekaligus peluang bagi
sistem produksi operasi yang harus dijalankan perusahaan. Mulai dari
mengidentifikasi selera konsumen sampai dengan mengupayakan seluruh
kebutuhan input dari pemasok untuk memproduksi dan mendistribusikan
produk tersebut sesuai dengan selera konsumen yang dibidik.
Pada
dasarnya konsumen mengharapkan dapat memperoleh produk yang memiliki
manfaat pada tingkat harga yang dapat diterima. Untuk mewujudkan
keinginan konsumen tersebut maka setiap perusahaan berusaha secara
optimal untuk menggunakan seluruh asset dan kemampuan yang dimiliki
untuk memberikan value terhadap harapan konsumen. Implementasi upaya ini
tentunya menimbulkan konsekuensi biaya yang berbeda di setiap
perusahaan termasuk para pesaingnya. Untuk dapat menawarkan produk yang
menarik dengan tingkat harga yang bersaing, setiap perusahaan harus
berusaha menekan atau mereduksi seluruh biaya tanpa mengurangi kualitas
produk maupun standar yang sudah ditetapkan.
Salah satu upaya untuk
mereduksi biaya tersebut adalah melalui optimalisasi distribusi material
dari pemasok, aliran material dalam proses produksi sampai dengan
distribusi produk ke tangan konsumen. Distribusi yang optimal dalam hal
ini dapat dicapai melalui penerapan konsep Supply Chain Management
(SCM). SCM sesungguhnya bukan merupakan suatu konsep yang baru. Menurut
Jebarus (2001) SCM merupakan pengembangan lebih lanjut dari manajemen
distribusi produk untuk memenuhi permintaan konsumen. Konsep ini
menekankan pada pola terpadu yang menyangkut proses aliran produk
darisupplier, manufaktur, retailer hingga kepada konsumen. Dari sini
aktivitas antara supplier hingga konsumen akhir adalah dalam satu
kesatuan tanpa sekat pembatas yang besar, sehingga mekanisme informasi
antara berbagai elemen tersebut berlangsung secara transparan. SCM
merupakan suatu konsep menyangkut pola pendistribusian produk yang mampu
menggantikan pola-pola pendistribusian produk secara optimal. Pola baru
ini menyangkut aktivitas pendistribusian, jadual produksi, dan logistik
Perkembangan lingkungan industri yang dinamis pada era global
seperti sekarang ini menjadi pemicu bagi banyak organisasi perusahaan
untuk menggali potensi yang dimiliki, serta mengidentifikasi faktor
kunci sukses untuk unggul dalam persaingan yang semakin kompetitif.
Teknologi yang juga berkembang pesat menjadi sebuah kekuatan untuk
diterapkan dalam iklim persaingan, salah satunya aplikasi Enterprise
Resources Planning. Apakah ERP itu ? Bagaimanakah hubungan supply chain
management dan Enterprise Resources Planning ? . Serta, Apa saja
implementasinnya di dunia bisnis Indonesia ?. Mari temukan jawabannya di
term paper ini.
MENGENAL LEBIH DEKAT “SUPPLY CHAIN”
Supply Chain
adalah sistem organisasi, orang, teknologi, kegiatan, informasi dan
sumber daya yang terlibat dalam memindahkan produk atau layanan dari
pemasok ke pelanggan . Kegiatan rantai pasokan transformasi sumber daya
alam, bahan baku dan komponen menjadi produk jadi yang dikirimkan ke
pelanggan akhir.
Diagram dari sebuah rantai suplai.
Panah hitam menunjukkan aliran material dan informasi dan panah abu-abu
merupakan aliran informasi dan backhauls. Unsur-unsur adalah (a) pemasok
awal, (b) pemasok, (c) produsen (produksi), (d) pelanggan, (e)
pelanggan akhir.
Pada kenyataannya struktur supply chain jauh
lebih kompleks dari gambar 1. Berbagai kemungkinan di lapangan bisa
terjadi, antara lain:
1. Sebuah pemasok mungkin sekaligus adalah
industri manufaktur, dengan kata lain sebuah supply chain bisa saja
melibatkan sejumlah industri dalam satu rantai hulu ke hilir .
2. Supply chain tidak selalu merupakan rantai lurus
3. Sebuah industri manufaktur bisa memiliki ratusan bahkan ribuan pemasok
4.
Produk-produk yang dihasilkan oleh sebuah industri mungkin
didistribusikan oleh beberapa pusat distribusi yang melayani ratusan
bahkan ribuan distributor, retailer, pedagang kecil, dan sebagainya.
Praktek
tradisional, semua aktivitas tersebut dilakukan tanpa atau dengan
sedikit koordinasi. Istilah cross fungsional team misalnya tidak banyak
diaplikasikan dalam manajemen SC tradisional. Pola hubungan manajemen
logistik tradisional masih bersifat adversarial, dalam arti pola
hubungannya masih mementingkan pihak-pihak secara individual tidak
mengacu pada kinerja keseluruhan pihak yang menjadi pembentuk sebuah SC,
contohnya antara lain:
Hubungan antara pemasok dengan perusahaan
yang disuplainya hanya terbatas pada transaksi jual beli. Pola-pola
negosiasi hanya mementingkan pihak-pihak secara individual. Pemasok
ingin secepatnya memindahkan atau menjual produknya secepat dan sebanyak
mungkin dengan harga yang tinggi, sementara perusahaan yang disuplainya
menginginkan harga yang murah dan pengiriman yang cepat dan tepat.
Lingkungan
Bisnis senantiasa berubah dan perubahan tersebut semakin lama semakin
cepat. Akselerasi perubahan ini disebabkan berkembangnya secara cepat
faktor-faktor penting, antara lain:
1. Tuntutan konsumen yang
semakin kritis. Konsumen menjadi semakin rumit dan terlalu banyak
menuntut. Mereka menuntut harga murah, mutu tinggi untuk setiap produk
yang ditawarkan, penyerahan tepat waktu, dan sesuai dengan selera
mereka.
2. Infrastruktur telekomunikasi, informasi, transportasi,
dan perbankan yang semakin canggih memungkinkan berkembangnya model baru
dalam aliran material/produk.
3. Daur hidup produk. Daur hidup produk sangat pendek seiring dengan perubahan-perubahan yang terjadi dalam lingkungan pasar.
4.
Kesadaran konsumen akan pentingnya aspek sosial dan lingkungan dalam
kehidupan, menuntut industri manufaktur memasukkan konsep- konsep ramah
lingkungan mulai dari proses perancangan produk, proses produksi maupun
proses distribusinya.
5. Globalisasi dan perubahan peta ekonomi
dunia ke arah meningkatnya kemampuan ekonomi negara-negara dunia ketiga,
telah menciptakan banyak paradigma baru dalam dunia bisnis, dan salah
satu paradigma penting adalah meningkatnya persaingan antara produk jasa
di pasaran.
Dengan latar belakang praktek manajemen logistik
tradisional dan perubahan lingkungan bisnis yang semakin cepat tersebut
di atas, Supply Chain Management (SCM) merupakan salah satu konsep dalam
rangka merespon persoalan tersebut. Supply Chain Management (SCM)
menekankan pada pola terpadu menyangkut proses aliran produk dari
supplier, manufaktur, retailer hingga pada konsumen akhir. Dalam konsep
SCM ingin diperlihatkan bahwa rangkaian aktivitas antara supplier hingga
konsumen akhir adalah dalam satu kesatuan tanpa sekat yang besar.
Mekanisme informasi antara berbagai komponen tersebut berlangsung secara
transparan.
APA ITU SUPPLY CHAIN MANAGEMENT ?
Supply
chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan
suplier. Pengendalian ini bertujuan utama untuk memastikan ketersediaan
bahan baku atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan
secara keseluruhan. Tujuan utama dari supply chain management adalah
untuk memenuhi permintaan pelanggan melalui penggunaan sumberdaya paling
efisien, termasuk kapasitas distribusi, persediaan dan tenaga kerja.
Secara teori, sebuah supply chain berusaha untuk memenuhi permintaan
dengan pasokan dan melakukannya dengan persediaan minimal. Berbagai
aspek mengoptimalkan rantai pasokan termasuk penghubung dengan pemasok
untuk menghilangkan hambatan; sumber strategis untuk menyerang
keseimbangan antara biaya bahan terendah dan transportasi, menerapkan
JIT (Just In Time) teknik untuk mengoptimalkan aliran manufaktur;
mempertahankan campuran yang tepat dan lokasi pabrik dan gudang untuk
melayani pasar pelanggan, dan menggunakan lokasi / alokasi, routing
analisis kendaraan, pemrograman dinamis dan, tentu saja, tradisional
logistik optimasi untuk memaksimalkan efisiensi dari sisi distribusi.
Perusahaan yang berada dalam supply chain pada intinya ingin memuaskan
konsumen dengan bekerja sama membuat produk yang murah, mengirimkan
tepat waktu dan dengan kualitas yang bagus.
Apabila mengacu pada
sebuah perusahaan manufaktur, kegiatan-kegiatan utama yang masuk dalam
klasifikasi SCM adalah : product development, procurement, palanning and
control, production dan distribution.
Pendekatan yang ditekankan dalam SCM adalah terintegrasi dengan semangat kolaborasi.
Supply chain management tidak hanya berorientasi pada urusan internal
melainkan juga eksternal perusahaan yang menyangkut hubungan dengan
perusahaan-perusahaan partner
SCM yang didesain dengan baik
menghasilkan net value positif dengan memberikan keuntungan, mengurang
biaya, dan menigkatkan kelangsungan hidup keuangan. Perusahaan dengan
supply chain yang diselsaikan dengan baik dapat membagikan keuntungan
dengan layak, dengan menghasilkan yang disebut win-win relationship.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ( ERP )
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem yang dapat
mengintegrasikan semua data dan proses di sebuah perusahaan ke dalam
sebuah sistem tunggal. Pengertian ERP sendiri berasal dari sistem yang
didesain untuk perancangan efisiensi penggunaan sumber daya yang
dimiliki oleh suatu perusahaan. Program ERP sangat membantu perusahaan
yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan
reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes merupakan
sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang
akan menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk
konsumen.
Dalam suatu sistem ERP, biasanya sudah terdapat beberapa
modul software yang dapat saling berketaitan antara satu dengan yang
lain. Sebuah database dalam sistem ERP biasanya mengandung semua data
yang terdapat dalam module software yang meliputi, manufactring, supply
chain management, financial, projects, human resource, customer
relationship management, dan data warehouse.
Dengan banyaknya modul
yang terdapat pada sebuah sistem ERP, tak heran jika aplikasi ini dapat
menurunkan banyaknya jumlah software yang dibutuhkan pada sebuah
perusahaan besar. ERP juga dapat menghasilkan laporan yang terbagi dalam
beberapa sistem secara lebih mudah. ERP juga dapat memudahkan manajemen
tingkat tinggi, dalam melakukan fungsi analisa yang berlaku di suatu
perusahaan besar, untuk mengindentifikasi tren yang berlaku di
perusahaan sehingga sehingga dapat membuat keputusan secara cepat.
Implementasi
sebuah sistem ERP umumnya akan memerlukan proses re-engineering
(perubahan/penyempurnaan proses bisnis/industri), selama proses
implementasi anda mempunyai kesempatan untuk memperbaiki proses-proses
yang kurang sempurna ataupun mengganti proses bisnis dengan sistem yang
lebih modern yang paling sesuai dengan bisnis anda. Projek ERP juga
meletakkan dasar sistem bisnis baru dimana sistem ERP dapat berintegrasi
dengan E-commerce dan Costumer Relationship Management (CRM., ERP
umumnya juga dilengkapi sistem EDI (Electronic Data Interchange)
sehingga memungkinkan sistem untuk bertukar data dengan sistem dari
Vendor, Customer, dan lain lain, serta dilengkapi sistem email untuk
pengiriman informasi dan peringatan terhadap kondisi kondisi tertentu
untuk membantu pengawasan dan kontrol terhadap sistem.
Agar sebuah
perusahaan dapat menerapkan konsep ERP dengan baik, setiap aspek dari
organisasi, manusia, informasi, dan teknologi harus dipersiapkan dengan
baik.
Adapun keuntungan dari implementasi ERP antara lain :
a. Integrasi data keuangan
b. Standarisasi Proses Operasi
c. Standarisasi Data dan Informasi
Keuntungan
diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur.
Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat
Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
-Pengurangan lead-time
-Peningkatan kontrol keuangan
- Penurunan inventori
- Penurunan tenaga kerja secara total
-Peningkatan service level
- Peningkatan sales
-Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen -Peningkatan market share perusahaan
- Pengiriman tepat waktu
- Kinerja pemasok yang lebih baik
-Peningkatan fleksibilitas
-Pengurangan biaya-biaya
-Penggunaan sumber daya yang lebih baik
-Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah :
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
- Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
- Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
- Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah
aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang
berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti
dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.Sistem
ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem
Distribusi, sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan sistem Human
Resource.
Untuk mengetahui bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem
operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di
bawah ini:
“Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A.
Sistem ERP akan membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi
berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini.
Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat
menghitung berapa lagi sumber daya yang diperlukan, sekaligus membantu
kita dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil
produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan
pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukanpelanggan. Dalam
proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan
keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa
biaya produksi dari 100 unit tersebut.”
Dapat
kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu
fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya
daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan,
bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan
sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi' itu sangat penting dan
merupakan tantangan besar bagi vendor vendor sistem ERP.
Pada
prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara
optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien
seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat
'machine fault' dll. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh
infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT
(Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar
disediakan
hanya pada saat diperlukan (fast moving).Termasuk juga penyedian suku
cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah
terjadinya machine fault, inventory, dsb.
Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka
industri kita juga harus mengikuti 'best practice process' (proses umum
terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi
industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses
kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem
ERP, atau, merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.
Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika
dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup
mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering
(BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.
Analisis Hubungan Supply Chain Management dan Enterprise Resources Planning
SCM : adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan pengendalian atas supplier.
ERP : adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan semua aspek internal perusahaan.
CRM : adalah sistem informasi untuk melakukan pengendalian atas konsumen perusahaan.
ERP
adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk dapat mengendalikan
seluruh aspek dalam perusahaan. Sistem ERP adalah suatu sistem yang
menyatukan semua subsistem-subsistem diatas. Sistem ini luar biasa
kompleks, tetapi apabila diinplementasikan, akan sangat memudahkan
manajemen dalam melakukan monitoring pekerjaan sehari-hari, evaluasi,
dan pada akhirnya mengambil keputusan. Pengembangan dari sistem ini
adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI) yang
memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga
resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. ERP merupakan
teknologi yang terintegrasi yang dapat memberikan value terhadap supply
chain management.
Implementasi ERP pada PT. SEMEN GRESIK Group
Tanggal
01 Januari 2010 group perusahaan BUMN persemenan terbesar milik
Pemerintah ini , Semen Gresik Group baru saja melaunching program SAP
sebagai ERP terbarunya yang akan dipakai secara bersama sama untuk
ketiga pabrik semen , yaitu PT. Semen Gresik ( Persero ) Tbk, PT. Semen
Padang, PT. Semen Tonasa.
Proyek ERP (Enterprise Resource Planning)
yang dimulai sejak 2008 ini merupakan pilot project bagi Semen Gresik
Group yang nantinya diharapkan bisa meningkatkan integritas ketiga
perusahan semen nasional tersebut. Diharapkan dengan pemakaian program
ERP SAP yang baru ini bisa menggantikan serta mengakomodir fungsi
program ERP sebelumnya yang sudah dipakai oleh ketiga perusahan
persemenan tersebut, PT. Semen Padang dengan program Oracle-nya, serta
pogram J.D. Edward sebagai andalan PT. Semen Gresik (Persero) Tbk dan
PT. Semen Tonasa. Program SAP untuk pertama kali di rollout di PT. Semen
Padang, selanjutnya menyusul di PT.Semen Gresik ( Persero ) Tbk, dan
PT. Semen Tonasa.
Software buatan Jerman ini telah lama dipakai di
perusahaan besar Eropa dan Amerika. Di Indonesia, banyak perusahaan
besar yang telah mengimplementasikan SAP sebagai program ERP-nya,
misalnya Astra International, Toyota Astra Motor, Toyota Motor
Manufacturing Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu Motor,
Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird. Semoga dengan adanya
program ERP SAP yang baru ini, Semen Gresik Group bisa semakin
bersinergi dan maju.
SAP Covers the Entire Value Chain for a Cement Plan
PENUTUP
ERP
adalah sistem yang didesain untuk perancangan efisiensi penggunaan
sumber daya yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang dapat mensupport
supply chain management, sehingga perusahaan lebih competitive di bidang
kualitas, rendah biaya, peningkatan value costumers. Pengembangan dari
sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI)
yang memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime
sehingga resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. ERP
merupakan teknologi yang terintegrasi yang dapat memberikan value
terhadap supply chain managemen